Интеграция с онлайн-бухгалтерией: счета, акты и сверки без ручного ввода

Менеджер закрыл сделку в CRM. Написал бухгалтеру. Бухгалтер набрал счёт руками в своей программе. Через месяц кто-то вспомнил про акт. За каждым документом переписка, ожидание и шанс поймать опечатку в реквизитах или в сумме. А когда клиент просит акт сверки, начинается раскопка по трём системам.

В небольшой компании бухгалтерия почти всегда живёт отдельно от продаж. Мы соединяем сайт, CRM и онлайн-бухгалтерию: «Моё дело», «Контур.Эльба», «1С:БизнесСтарт» и другие облачные сервисы. Смысл простой: документы должны рождаться из данных, которые у вас уже есть, а не набираться заново.

Что автоматизируем

• Счета из сделки. Менеджер жмёт кнопку в CRM, и клиенту уходит счёт. Реквизиты подставляет проверка по ИНН, состав берётся из сделки.
• Контроль оплат. Банковская выписка подтягивается в сервис сама: большинство онлайн-бухгалтерий штатно дружат с Точкой, Т-Банком, Альфа-Банком, Модульбанком и другими. Оплата меняет статус сделки в CRM и запускает следующий шаг: отгрузку, доступ, задачу менеджеру.
• Акты и закрывающие. Работа выполнена, и акт или УПД формируется сам, без напоминаний. Если подключён ЭДО, документ сразу уходит контрагенту на подпись.
• Сверки. Акт сверки по контрагенту собирается за минуты. Выпрашивать его у бухгалтера к концу квартала больше не нужно.
• Продажи с сайта. Заказы и онлайн-оплаты попадают в учёт автоматически, с чеками и правильной аналитикой.

Как проходит работа

Сначала разбираем ваш документопоток: какие документы ходят, кто их создаёт, где ввод дублируется. Потом проектируем маршрут данных: заявка, сделка, счёт, оплата, закрывающие. Собираем его на штатных API сервисов или коннекторах. Где готовых интеграций нет, пишем свои.

Запускаем на живых сделках параллельно со старым процессом. Сверяем результаты и только после этого отключаем ручной ввод.

Что меняется в работе

Счёт уходит клиенту через минуту после договорённости. На конверсию в оплату это влияет заметно: конкурент «выставит счёт завтра», а ваш уже в почте.

Менеджеры и бухгалтер перестают вводить одно и то же дважды, и расхождения между CRM и учётом исчезают. Руководитель видит дебиторку в реальном времени: кто не оплатил, кому не отправлен акт. Закрытие периода превращается из аврала в проверку.

О чём предупреждаем заранее

Границы ответственности. Онлайн-бухгалтерия не заменит бухгалтера в сложных случаях. Интеграция снимает рутину, а решения по учёту остаются за человеком. Схему мы всегда согласуем с вашим бухгалтером, штатным или на аутсорсе.

Сопоставление платежей. Клиенты платят с чужих юрлиц, объединяют несколько счетов в одну платёжку, пишут в назначении что попало. Автоматика разберёт большинство, но под исключения нужен понятный процесс.

Несколько юрлиц. Если юрлиц больше одного или совмещены налоговые режимы, схему документооборота проектируем до интеграции. Иначе автоматизация закрепит путаницу.

С чего обычно начинают

Четыре ситуации встречаются чаще прочих.

• Счета в Word по старому шаблону. Реквизиты кочуют из письма в письмо вместе с ошибками. Переводим выставление счетов в CRM, с проверкой контрагента по ИНН.
• Бухгалтер на аутсорсе, документы ходят через мессенджер. Строим общий контур: аутсорсер сидит в облачной бухгалтерии, менеджеры в CRM, данные ходят между ними без пересылки файлов.
• Дебиторку не видно, пока бухгалтер не сделает отчёт. Настраиваем автоматическую сверку оплат и виджет задолженности прямо в CRM.
• Интернет-магазин с сотнями мелких оплат. Разносим платежи и чеки автоматически, бухгалтерия перестаёт разбирать выписку руками.

Каждый сценарий тянет на отдельный небольшой проект с быстрым и измеримым эффектом.

Опишите задачу в форме ниже. Посмотрим ваши сервисы и документопоток, вернёмся с планом и оценкой.